Aplicativos que aumentam a produtividade da sua equipe

Postado em: 12 de agosto de 2016 - Por: Infolink

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Manter a produtividade é, em muitos casos, um desafio para o bom rendimento e para a condução efetiva de equipes. Tanto que é comum, em muitas empresas, que haja impasses ou procrastinação de tarefas por parte de alguns profissionais, o que acaba com o rendimento por estes terem dificuldades de organização ou concentração.

Ainda que não falemos somente a respeito de projetos nos quais um trabalho dependa diretamente de outro, mas sim de uma realidade em que os funcionários atuem em tarefas mais individualizadas, proporcionar um ambiente que ajude a preservar o foco pode ser igualmente difícil. Isto porque muitos são os fatores que podem causar dispersão.

A própria tecnologia, na contramão de ser uma forte aliada no trabalho, pode favorecer a distração se não usada corretamente.

Hoje, praticamente todos os funcionários têm um smartphone ou tablet nas mãos e, com eles, acesso fácil à internet, redes sociais, jogos, entretenimento e demais aplicações que podem desviar a atenção continuamente. Nesse caso específico, a tecnologia acaba sendo, inegavelmente, um verdadeiro convite à protelação.

E quando o celular é ferramenta de trabalho, a questão fica um pouco mais complicada. Uma pesquisa de 2015, feita pela Universidade Metodista de São Paulo (UMESP), apontou que alguns aplicativos chegam a consumir 15% da jornada de trabalho, com tarefas nem sempre inerentes ao serviço.

Outro levantamento da consultoria CareerBuilder, esta internacional, indicou também que 55% dos empregadores consideram os celulares motivos de queda de produtividade em suas equipes.

Mas, então, como transformar o aparente problema em solução? A aplicação da tecnologia é a resposta, com o uso de aplicativos que favorecem a produtividade e que podem ajudar seus colaboradores a se organizarem melhor e a render mais.

Como os aplicativos ajudam as equipes?

Com o fenômeno do B.Y.O.D e a mobilidade cada vez mais presente nas empresas, é preciso investir nos aplicativos que facilitam o dia a dia de trabalho e a interação de equipes, aumentando a produtividade!

A grande vantagem da realidade digital que vivemos é justamente essa: as opções da internet se tornam multifacetadas. Ao mesmo tempo em que se usam os aplicativos para lazer, é possível baixar outros que têm agendas, calendários entre outras funcionalidades.

Eliminar os chamados “ladrões de tempo” e configurar os dispositivos para o uso de ferramentas que colaborem com a produção é uma medida que pode, portanto, ajudar bastante nos resultados de seu negócio!

Com a inserção de hospedagem em nuvem no mercado de tecnologia, expandem-se ainda mais as possibilidades dos usuários. Utilizar aplicativos que buscam e acessam dados independentemente da localização, congregando informações que permitam organizar o tempo e as tarefas na web é uma das premissas que não devem ser esquecidas.

Visualizar e controlar compromissos de forma remota e totalmente “on-time” é um diferencial que pode, e deve, começar a ser instituído, revertendo a falsa imagem de “vilã” que os aplicativos podem gerar no ambiente de trabalho!

Quais são as opções de aplicativo?

Você pode começar testando algumas opções. A seguir, trazemos uma breve lista dos aplicativos mais conhecidos no mercado. Conforme as necessidades de sua empresa e equipe forem crescendo, lembre-se que é sempre possível partir para mais soluções.

#1 Evernote

Muito conhecido, ele funciona como o próprio nome sugere: um bloco de notas para diversas situações, capaz, também, de armazenar arquivos como imagens, PDF e áudios.

O Evernote é um bom exemplo de como aplicativos hospedados na web podem adiantar a rotina das equipes. A facilidade de acessar e atualizar dados, permitindo boa disponibilidade (um fator que acompanha a necessidade atual das empresas de dinamismo sem que haja perda de controle) é o que mais atrai e justifica seu uso.

A versatilidade e fácil indexação dentre este rol de funções é o que favorece a produtividade.

As opções do Evernote são diversas, dependendo da necessidade e criatividade do usuário. Com ele, dá para registrar ideias que ocorrem no estilo “brainstorming”, digitalizar documentos para apoiar tarefas de trabalho posteriores, criar lista de afazeres e por aí vai. Tudo na “nuvem”, sem precisar usar o mesmo aparelho para acessar e modificar as anotações.

RescueTime

Como o nome sugere, ele serve para “resgate do tempo”. A principal vantagem deste aplicativo é alertar para o uso do tempo na internet e para que ele não se torne ameaçador para a produtividade!

Um aplicativo como o RescueTime é interessante, pois ajuda o usuário a identificar onde estão os principais inimigos do rendimento e, assim, aprender a se policiar. Com ele, é possível saber o tempo gasto em determinadas atividades de navegação e, ainda, bloquear sites que favoreçam ainda mais a dispersão.

# Trello

O grande benefício do Trello é ajudar a centralizar tarefas, fazendo com que a sua compreensão e execução seja facilitada. O aplicativo pode ser dividido em abas de “ideias”, “tarefas em andamento”, “em espera – a fazer” e “prontas” ou “finalizadas”.

Visualizar essa timeline pode fazer uma grande diferença, principalmente para organização do tempo, estabelecimento de prioridades e ajustes de prazos para não comprometer entregas e até agilizar projetos futuros.

IFTTT

Uma das chamadas deste aplicativo é exatamente “Be More Productive”, ou “Seja mais produtivo”. O IFTTT torna isto possível ao permitir que os usuários lhe deem “ordens”, como, por exemplo, bloquear chamadas em determinados períodos que não podem ser interrompidos para que não se perca o foco nas atividades que estão sendo realizadas. Isso é essencial, já que a ciência cognitiva mostra que se demora, em média, 15 minutos para retomar o raciocínio (concentração) após uma interrupção.

Além disto, o aplicativo auxilia o funcionário a atingir o tão famoso “estado de flow” com maior facilidade, tornando-o mais produtivo em algumas demandas.

# IDone This

Assim como outros aplicativos, como o Asana ou até mesmo o Slack, que facilita a comunicação de times, o IDone This tem sua aplicação voltada para trabalhos de equipe. Ele permite acompanhar o desempenho, entender melhor a divisão de tarefas e os níveis de entrega por meio de disparos de e-mail um dia depois de cada expediente, relatando o rendimento daquela jornada.

Isto torna mais claro o que é preciso fazer para recuperar a produtividade e manter as fases de um projeto em grupo bem ordenadas.

#Aplicativos de pausa

A mente precisa, inevitavelmente, de alguns momentos de descanso, e os aplicativos também podem ser aliados tanto para retomar o foco, quanto para evitar que “exaustão de ideias” comprometa a produtividade.

Alguns exemplos são o RepeatTimer e o StandUp, baseado na ideia de ganhar rendimento por permitir alguns intervalos essenciais.

Cada um tem suas peculiaridades e vale a pena testar o que mais se ajusta ao perfil dos funcionários, equipes e dispositivos. O que vale, afinal, é tornar seu ambiente mais produtivo com as ferramentas que existem justamente para isso!

E então, você já usa algum destes aplicativos em seu ambiente de trabalho? O que está esperando para alavancar a produtividade da equipe com a ajuda da tecnologia?

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