6 fatores essenciais para um bom cálculo de TCO

Postado em: 26 de julho de 2016 - Por: Infolink

Cálculo TCO - Nuvem Híbrida

Gartner Group define o Total Cost of Ownership (TCO), ou custo total de propriedade, como “uma avaliação global da tecnologia da informação (TI) ou outros custos para além das fronteiras da empresa ao longo do tempo”. Afirma, ainda, que o TCO inclui a aquisição de hardware e software, gestão e apoio, comunicações, despesas para o usuário final e o custo de oportunidade do tempo de inatividade, formação e outras perdas de produtividade.

Como você tem feito o cálculo de TCO na sua empresa? No post de hoje, nós listamos 6 fatores principais que devem ser considerados na hora de fazer o cálculo, para ajudar você a implementar essa metodologia. Acompanhe.

A importância do cálculo de TCO

O termo TCO ganhou muita popularidade a partir dos anos 1990, quando o então analista do Gartner Group, Bill Kirwin, o apresentou ao mercado internacional. Desde então, ele é visto como uma metodologia para comparar custos ao longo do tempo e ajudar equipes de TI e de outras áreas a planejar melhor, fazer projeções, defender orçamentos, entre outros benefícios.

Kirwin costumava afirmar que, para entender a importância deste cálculo, seria interessante pensar no TCO como uma “matriz de substantivos e verbos”. Os substantivos são os ativos, como hardware e software. Os verbos são coisas que precisam ser feitas para manter os ativos em execução. Para executar uma análise de TCO, cada ativo de TI (substantivo) é carregado com os custos laborais correspondentes às taxas de administração, suporte e contratos (verbos), por exemplo.

 

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Em suma, trata-se de uma maneira holística de avaliar os custos de TI — mais abrangente do que o conceito de Custo Total de Aquisição (CTA), muito popular entre os gestores de tecnologia. O TCO pode ser aplicado a qualquer área do negócio e, inclusive, na vida pessoal das pessoas que querem fazer compras de uma forma mais consciente e vantajosa.

Calculando o TCO de aquisição de um software empresarial

Pegando como exemplo um projeto de implementação de um software de gestão empresarial (ERP), estes seriam, com alguma variação, os custos considerados para estimar o valor do TCO:

  • Software: custos de licenças por usuários;
  • Hardwares: custos de servidores e armazenamento para executar o software e outros, como de backup e recuperação de desastres (não se aplica a software em nuvem);
  • Implementação: custos de instalação, configuração e testes. Aplica-se a todo o software, embora, com soluções personalizadas, a configuração é, normalmente, parte do desenvolvimento;
  • Migração de dados: custos de movimentação de dados do antigo para o novo sistema, incluindo alterações de formato dos mesmos;
  • Treinamentos da equipe: custos para ensinar a equipe a utilizar o novo sistema;
  • Interface com sistemas externos: custos para integrar o ERP com outros sistemas legados;
  • Personalização: eventuais custos para personalizar algumas funcionalidades.

Logicamente, estamos falando em um projeto de implementação de software no modelo tradicional, pois com a computação em nuvem estes custos acabam sendo mitigados. No entanto, o exemplo é o mais comum possível eserve para ilustrar bem os custos envolvidos em um cálculo de TCO.

Para fazer o cálculo de TCO do tempo de vida deste software, é necessário incluir também os valores que serão gastos — ou que já foram durante o período em que o sistema esteve vigente — com manutenção, “reformas” e também com a depreciação da solução (perda de capacidade de processamento, indisponibilidades etc.).

6 fatores para um bom cálculo de TCO

Os principais fatores que devem ser considerados para fazer um cálculo de TCO adequadamente são:

1. Definição clara dos objetivos do cálculo de TCO

É muito importante que o objetivo do cálculo de TCO esteja claro. Por exemplo, ele pode ser a avaliação da viabilidade econômica de investir no desenvolvimento de um novo sistema de gestão empresarial. É a partir deste objetivo que os custos são levantados, classificados e analisados.

2. Definição de quais são os custos relevantes para a análise

Todos os custos do departamento de tecnologia, ou os envolvidos em uma compra ou projeto em particular, precisam ser levantados. Aqui entram os custos com equipe, ferramentas que precisam ser adquiridas ou assinaturas de soluções em computação em nuvem (plataforma como serviço, por exemplo), além dos custos operacionais.

3. Levantamento dos custos sazonais

Também é importante levantar os custos eventuais, ou que não ocorrem com tanta frequência na área da TI. Nos casos dos projetos, ter previamente apontados os eventuais custos também será útil no cálculo de TCO.

5. Organização dos custos

Depois de definidos os custos, é preciso acompanhá-los. O mais indicado é inseri-los em uma planilha ou utilizar um software de gestão de finanças para que a emissão de relatórios seja a mais correta possível.

Também é importante analisar os períodos em que os custos ocorrem. Por exemplo: custos salariais incidem todos os meses, mas os com contratação de consultoria, por exemplo, podem estar relacionados a projetos específicos.

6. Definição do período a ser calculado

Outro fator muito importante é a definição do período a ser avaliado para a realização do cálculo de TCO. Pode ser, por exemplo, o ciclo de vida de um produto de tecnologia; também o período de execução de um projeto ou mesmo os custos mensais da área de TI.

Cálculo de TCO pode ajudar a diminuir custos de TI

Por fim, é importante pontuar que o hábito de calcular o TCO pode trazer mais consciência de custos para o departamento de TI. Com ele, é possível melhorar a identificação de gastos que muitas vezes não são considerados na hora de precificar um serviço, ou mesmo de demonstrar o retorno sobre o investimento.

Empresas que estão planejando investir em serviços de computação em nuvem, por exemplo, podem comparar os gastos da atual infraestrutura com os investimentos e custos com cloud. Em última instância, o departamento de TI tem mais insumos e argumentos para defender a mudança para a nuvem.

O cálculo de TCO já é uma prática na sua empresa? Você gostou dessas dicas? Envie sua opinião pelo fale conosco!

 

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